ASSOCIATION GUINEENNE DES EVALUATEURS (AGEVAL)
REGLEMENT INTERIEUR
TITRE 1: Objet et application
Article 1: L'objet du présent règlement intérieur est de préciser les modalités d'application des statuts de l’AGEVAL dont il complète certaines dispositions.
Article 2: Les dispositions qu'il édite sont obligatoires pour tous les adhérents.
Article 3: Ce règlement est susceptible de recevoir toutes modifications jugées opportunes à partir de l’expérience acquise.
TITRE II: Désignation et fonctions des membres du Conseil d'Administration (CA) et du Conseil du Contrôle (CC)
Article 4: Conditions préalables pour être candidat à un poste de responsabilité de l’AGEVAL
Nul ne peut être candidat à un poste de responsabilité de l'Association s'il ne justifie avoir régulièrement rempli les critères suivants:
· Partager les objectifs de l'Association
· Avoir payé son droit d'adhésion
· Avoir payé régulièrement ses cotisations
· Jouir de tous ses droits et n'être frappé d'aucune incapacité.
Article 5: Election, durée du mandat et renouvellement des membres du Conseil d’Administration (CA)
Les membres du Conseil d'Administration sont élus pour une période de trois (03) ans en Assemblée Générale. Au terme de chaque période de trois ans de mandat, l’AG procède à l'élection du nouveau Conseil d'Administration. Le vote est à bulletin secret.
L'élection des membres du CA se fait chaque membre à son tour et à la majorité relative.
Les membres du CA sont rééligibles une seule fois.
Article 6: Election des membres du Conseil de Contrôle (CC)
Après élection du Conseil d’Administration, l’AG procède à l'élection du nouveau Conseil de Contrôle. Le vote est à bulletin secret.
L'élection des membres du CC se fait en un seul tour et à la majorité relative. Après son élection, le CC choisit, parmi ses membres, un Contrôleur Principal Interne.
Les membres du CC sont rééligibles une seule fois.
Article 7: Fonctions du Président
Il représente l’Association en justice et dans tous les actes de la vie civile; il coordonne les activités. Il assure les relations extérieures (en particulier avec les bailleurs de fonds potentiels) et règle les conflits. Il signe tous les actes qui engagent la vie de l’Association.
Il est tenu de consulter les autres membres du CA avant de prendre une décision importante engageant moralement ou financièrement l'Association.
Il est chargé de toutes les relations avec les associations, les ONGs, les projets et les institutions nationales et internationales.
Article 8: Fonctions du Vice-Président
En cas d’empêchement du Président, le Vice-Président représente l’Association.
Article 9: Fonctions du Secrétaire Général
Il est chargé de tous les travaux administratifs. En particulier, il établit les comptes rendus des CA et des AG, ainsi que les convocations pour les réunions.
Il gère le courrier et peut, sur autorisation du Président, signer les correspondances.
Il veille à l'application des statuts, du règlement intérieur et des conventions. En particulier, il achemine les courriers.
En cas d'empêchement aussi bien du Président que du Vice-Président, le Secrétaire Général représente l'Association.
Article 10: Fonctions du Trésorier
Il a la responsabilité des finances de l'Association. En étroite collaboration avec le Président et le Conseiller Principal Interne, il est chargé d'effectuer les versements et les retraits sur le compte de l'Association.
Il rend compte tous les 2 mois de l'état des finances aux membres du Conseil d'Administration.
Il participe activement à la préparation du budget général et veille à son exécution une fois ce dernier adopté.
Article 11: Fonctions du Chargé de la formation
Il a la responsabilité des programmes de formation en faveur des membres de l'Association et/ou des tiers. Il est chargé de proposer un programme annuel de formation destiné à renforcer les compétences professionnelles des membres de l'Association et/ou des tiers en matière d’évaluation des politiques, programmes et projets. Après approbation du programme annuel de formation par le CA, le Chargé de la formation veille à l’exécution du programme et rend compte au CA, tous les deux mois de l'état d’exécution du programme annuel de formation.
Il participe activement à la préparation du budget de formation et veille à son exécution, une fois ce dernier adopté.
Article 12: Fonctions du Conseil de Contrôle (CC)
Le CC est chargé du contrôle interne financier et physique («a posteriori») de toutes les activités du CA et du Directoire.
Le CC prépare et présente un rapport annuel à l’AG.
Article 13: Gratuité des fonctions des membres du CA et du CC
Les fonctions ci-dessus désignées ne sont pas rémunérées; toutefois, lors des missions, les frais de déplacement, de repas et d'hébergement peuvent être pris en charge par l'Association.
Article 14: Concours des organismes d'aide
Le CA peut recourir à l'assistance d'organismes spécialisés de l'Etat et d'institutions nationales et internationales pour l'appuyer dans ses fonctions dans le cadre des objectifs de l’AGEVAL.
L'Assemblée Générale (AG)
Article 15: Les convocations à l'Assemblée Générale ordinaire (AGO) doivent être faites au moins un (01) mois avant la date de la réunion et rappelée sept (07) jours avant cette date. La non réception de l'avis individuel ne saurait être une cause de nullité de l'AGO.
L’AGE peut être convoquée chaque fois que de besoin à la demande du CA, du CC ou de la majorité des membres.
La convocation à l’AGE doit préciser son ordre du jour et les motifs qui justifient sa tenue L'AGE ne peut traiter que les points inscrits à son ordre du jour.
Le Conseil d'Administration (CA) et le Conseil de Contrôle (CC)
Article 16: Les membres du CA et du CC sont tenus à l'obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les faits, informations et décisions dont ils auront connaissance lors des délibérations.
Article 17: Tout membre soit du CA soit du CC absent à trois (03) séances consécutives, sauf raison justifiée, peut être déclaré démissionnaire.
Article 18: Dans le cas de vacances de poste, le Conseil concerné pourvoit au remplacement, sous ratification à la prochaine AG.
Article 19: Les membres du CA et du CC ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées en cette qualité. Seuls les frais justifiés peuvent être remboursés.
Article 20: Le Directoire est chargé de l'exécution de programmes d'activités et de la mobilisation des ressources requises en fonction des orientations définies par le CA.
Il est composé d’un directeur salarié recruté par le CA et de ses collaborateurs recrutés, au besoin, par appel à candidature.
Avant sa mise en place, les fonctions du directoire sont assumées par le Président de l’Association.
Article 21: La comptabilité de l’AGEVAL est sous la responsabilité du Trésorier. Toute entrée ou sortie d'argent doit faire l'objet d'une pièce justificative.
Le Trésorier de l'Association doit obligatoirement tenir les livres suivants:
· Un cahier de caisse, ou sont consignées au fur et à mesure toutes les recettes et dépenses en espèces
· Un cahier de banque
· Un livre des cotisations
· Un inventaire général des biens de l'Association
Ces livres doivent être vérifiés et mis à jour mensuellement. Pour ce travail de gestion le Trésorier peut faire appel au Directoire.
Article 22: Les pièces comptables sont conservées au siège de l’AGEVAL pendant un délai de dix (10) ans.
Article 23: Le contrôle des comptes de l’AGEVAL peut se faire à tout moment et sans préavis du CA sur décision du Conseil de Contrôle. Pour ce faire, le CC pourra se faire appuyer par toute institution ou organisme d'aide qu'il juge compétent.
Article 24: Lors des AG, le Trésorier mettra à la disposition de tous les membres de l’AGEVAL son rapport de gestion et la situation financière de l’AGEVAL.
Article 25: Le Commissaire aux Comptes a pour mandat de vérifier la régularité et l'exactitude des informations données sur les comptes de l’AGEVAL. Il peut opérer tout contrôle jugé opportun, le CA, le CC et le Directoire étant tenus de les mettre dans les meilleures conditions pour remplir sa mission.
Le Commissaire aux Comptes est choisi par l’AG pour un mandat de six (6) ans. Son mandat est renouvelable.
Le Commissaire aux Comptes établit annuellement un rapport dans lequel il rend compte à l'AG des constatations faites.
Article 26: L’AGEVAL ouvrira un compte en banque sur lequel sera versé la totalité des fonds
Des comptes spécifiques pourront être ouverts selon les besoins du bon fonctionnement de l'Association.
Tout retrait d'argent sur un compte de l’Association nécessitera la double signature du Président et du Trésorier.
Article 27: Le montant du droit d'adhésion est fixé à vingt cinq mille (25.000) Francs Guinéens. La cotisation annuelle est fixée à soixante mille (60.000) Francs Guinéens.
Ces montants peuvent être modifiés par la majorité simple de l'Assemblée Générale.
Les membres fondateurs de l’Association ne sont pas exonérés du paiement de leur droit d’adhésion.
Les membres d’honneur ne paient ni droit d’adhésion, ni cotisation annuelle.
Article 28: La responsabilisation pécuniaire des membres par rapport aux engagements financiers de l’Association est limitée à hauteur de leurs cotisations.
Article 29: Le droit d'adhésion doit être versé par le nouveau membre dès son adhésion. La cotisation annuelle doit être payée dans sa totalité au cours du premier trimestre de chaque année.
Article 30: Les versements effectués par les membres de l’AGEVAL sont recouvrés par le Trésorier qui délivre à chaque membre un reçu lors du paiement.
Article 31: La décision de radiation ou de pénalisation d'un membre de l’AGEVAL est prise par l’AG sur vote à bulletin secret à la majorité des 2/3.
L'accusé est invité par lettre recommandée à se présenter devant le CA pour fournir des explications. Apres exposé, par le Président des charges retenues contre l'accusé, les membres du Conseil procèdent à l'audition du membre intéressé et des témoins. Ils peuvent utiliser toutes les mesures légales d'information qui leur paraissent nécessaires.
L'accusé peut se faire assister par un autre membre de l’AGEVAL chargé de sa défense.
La décision est prise par vote à bulletin secret.
Un membre radié de l’Association n’a aucun droit de remboursement ni du droit d’adhésion ni de ses cotisations.
Article 32: Le règlement intérieur ne peut être modifié que sur proposition écrite du CA, du CC ou d’un tiers (1/3) au moins des membres de l’Association.
La modification du règlement intérieur ne peut se faire qu'en AG, sur vote, lorsque les 2/3 au moins des voix y sont favorables.